Se a maioria dos projetos fosse concluída da mesma forma que havia sido desenhada no papel, a vida dos gestores seria bem mais fácil. Mas sabemos que a realidade não é bem assim e, para isso, as empresas de TI orientadas ou não a projetos precisam aprimorar constantemente suas habilidades em gerenciamento para alcançar o sucesso em seus empreendimentos. Embora, é claro, que as empresas que não são orientadas a projetos e que não possuem um escritório de projetos, nem um nível de amadurecimento nesta área têm mais dificuldade para alcançar o sucesso em seus empreendimentos.

Pesquisas sobre a maturidade da área de projetos, boas práticas e metodologias, como as realizadas pela Pmsurvey.org, indicam que quanto mais madura a empresa nesta área, melhores os resultados na execução dos seus projetos. Entretanto, ainda que uma organização adote as metodologias mais eficientes e modernas em gestão de projetos, é preciso atenção no dia-a-dia para evitar que seus esforços sejam desperdiçados de forma irracional. Pensando nisso, preparamos 8 dicas para fazer uma gestão de projetos mais eficiente. Confira a lista completa:

1. Adote somente uma metodologia
A discussão sobre qual a melhor metodologia para gerenciar um projeto de TI pode ser interminável, mas precisamos reconhecer que a maioria delas possui elementos suficientes para ajudar as organizações a alcançarem seus objetivos. Dessa forma, a primeira dica é compreender se a equipe do projeto e seus clientes estão mais inclinados a metodologias mais tradicionais de desenvolvimento de projetos (em cascata) ou se já conseguem trabalhar com métodos ágeis que tornam as tarefas mais dinâmicas durante a execução. Após escolher uma metodologia, busque mantê-la até o fim do projeto para garantir a padronização de ponta a ponta.

2. Alinhe as expectativas com frequência
Um mesmo projeto costuma ter diversos públicos de interesse que possuem diferentes expectativas ao longo do empreendimento. Por isso, outra dica útil é o gestor buscar conhecer em profundidade as expectativas dos patrocinadores, clientes, fornecedores e equipe e, sempre que necessário, realizar reuniões ou comunicados para alinhá-las periodicamente. Isso evitará conflitos durante a execução das etapas do projeto, economizando tempo e recursos.

3. Espante o ‘scope creep� o famoso Projeto Frankstein
Qualquer profissional com o mínimo de experiência em gestão de projetos já participou de um empreendimento em que um escopo se tornou um verdadeiro Frankstein ao longo da execução do projeto. Para evitar o ‘scope creep� o gestor deve caprichar na fase de planejamento, definindo o escopo de forma clara e com um aceite formal do cliente, evitando que as necessidades do projeto só sejam compreendidas quando os trabalhos já estão em andamento.

4. Mantenha os pés no chão
Estimativas pouco realistas de horas necessárias para a conclusão de uma tarefa podem ser um verdadeiro caos para qualquer projeto. Por isso, na hora de fechar o cronograma, uma dica importante é alinhar e aprovar as estimativas de tempo com os membros da equipe envolvidos na tarefa, evitando surpresas desagradáveis na hora da execução. Um dos maiores pesadelos dos decisores de TI, é com certeza a execução de projetos. Qualquer gestor experiente já passou por projetos que foram abandonados no meio do caminho por mudanças de prioridade ou por não constantes atrasos que quebraram a relação de confiança entre o patrocinador e o gerente de projetos. Um projeto com pé no chão e marcos bem definidos passa muito mais confiança tem muito mais chance de ir adiante do que projetos que prometem muito.

5. Favoreça a comunicação
Muitas pesquisas realizadas com gerentes em todo o mundo costumam revelar que a comunicação é uma das causas mais recorrentes para os fracassos em projetos. Por isso, invista em todas as ferramentas e práticas ao seu alcance não somente para que cada pessoa compreenda seu papel no projeto, mas também para que possam se manter atualizados sobre seus resultados e alimentar o restante da equipe com informações sobre seu próprio desempenho. O Guia PMBOK aborda que a comunicação é vital em um projeto, podendo sentenciar o seu sucesso ou o seu fracasso. De acordo com livro, é preciso, primeiramente, saber quem são as partes envolvidas no projeto e qual vai ser a forma de comunicação que será empregada. Por exemplo, um projeto de TI pode envolver outras áreas como engenharia. Neste caso a comunicação por e-mail, redes sociais corporativa ou algum software para gerenciamento de Projetos pode não funcionar para a comunicação com o líder do canteiro de obras, que poderá ser feitas através de telefone, por exemplo.
A lição aprendida nesta dica é que para favorecer a comunicação é preciso simplesmente planejá-la para que todos os envolvidos direta e indiretamente no projeto se comuniquem de maneira clara e atingindo a todos, minimizando ruídos.

6. Desenhe as fronteiras: Gerenciamento de Mudanças e Previsão de Riscos
Qualquer tipo de projeto, desde os mais simples até os mais complexos, está sujeito a mudanças e a riscos que podem ou alterar significativamente seu escopo ou inviabilizar sua continuidade e consequentemente acarretando em um encerramento prematuro. Geralmente, quando existe mudança o gerente de projetos tem que sentar com os stakeholders para comunicar todas as alterações necessárias como prazos, impacto no resto do projeto e, eventualmente, até mesmo refazer o orçamento do projeto. É preciso saber que todos os projetos sofrem alterações e que isto é uma coisa natural. É muito difícil existir um projeto que não ocorra uma mudança. Se isto acontecer é porque não é um projeto e sim uma operação que já foi testado ou é recorrente e habitual. O grande segredo para se tratar as mudanças é estudar os riscos envolvidos nos projetos e pensar em boas estratégias para tratar as mudanças, quando ocorrerem. Além disso, é preciso informar as estratégias para riscos, descrevendo o procedimento padrão para estudar a sua solução.
Entre as três principais causas dos projetos fracassarem está a ineficiência no gerenciamento de riscos. O gerenciamento eficaz de riscos inicia com o registro de todo e qualquer risco, traduzido em ameaças ou oportunidades para o projeto. Além disso, deve envolver e comprometer todos os principais interessados no sucesso do empreendimento para mitigar os riscos, evitando que se transformem em problemas eminentes.

7. Nenhum projeto tem sucesso sem as pessoas
Os projetos são realizados com recursos humanos e para que se tenha um bom aproveitamento o gerente de projetos precisa planejar com junto com a sua equipe. Quando se gerencia qualquer coisa, até mesmo o seu tempo, você está lidando com pessoas, mesmo que ela seja apenas você mesmo. Sem pessoas, não há projetos. Portanto, aqueles gerentes que apenas cobram prazos, porque aprenderam no cursinho de gerência que isso gerava resultados, está perdendo o melhor da vida e do projeto, como o contato com o outro, conhecer outros pontos de vista e realmente formar uma equipe.

8. Documente a historia
A última dica e a mais importante para lições futuras é a documentação da história do projeto. Todos os projetos trarão lições valiosas, seja para explicar o sucesso, seja para aprender com o fracasso para não cometer o mesmo erro. Através da documentação, não apenas os erros serão assimilados pelo executor como também por parte de toda a equipe, com acesso a estas informações em alguma base de conhecimento. Existem muitos exemplos de projetos extremamente complexos e ricos em variáveis a serem gerenciados, em que a experiência do gerente do projeto e a complexidade do projeto é um risco que deve ser mitigado ativamente. Com o registro da vivência e lições aprendidas de outros projetos com variáveis semelhantes, isso possibilita menos riscos para o sucesso do empreendimento. Certamente, haverá um ganho considerável para a execução do projeto.